非生产性物料采购管理的特点

非生产性物料采购管理相对生产性物料具有以下特点:

品类繁多：只要是制造型企业基本都会涉及到: 固定资产类生产设备、基建设施、备品备件、Tooling、化工油品、PPE、办公用品、各种服务...

重复需求频次低:根据众多制造型企业的非生产性物料采购数据[ERP]统计分析结果:规模以上制造企业的非生产性物料需求的种类可达2~10万种之多，

但90%以上的需求频次在一次/年，6%左右的物料年需求频次在3~5次之间，只有3%左右的物料是经常性需求；

个别项目采购金额巨大:特别是固定资产类生产、检测类设备、基建设施等，这些设备金额大的可以过亿...

普遍重视度不高:大部分本土企业甚至没有专业的非生产性物料采购团队，涉及金额大的设备、设施类物料采购，基本是公司高层负责，金额比较小的需求由使用部门或由办公室人员或生产性物料采购员代购；

缺乏专业的采购流程指导文件或采购流程机械的参照生产性物料采购流程:

由于认知问题及在公司的重视程度低等因素，很多企业的非生产性物料的采购管理缺乏针对性的采购指导流程文件，有的甚至直接照抄生产性物料采购流程文件，在实际操作中严重违反了精益理念，产生了大量的浪费和无增值活动，影响了正常的生产活动...

下面来分享Hay Think的一个非生产性物料采购管理的咨询项目，由于该咨询项目涉及的范围很广，我们这里只列举一个流程改善的案例:

客户企业:江苏某汽车精密部件有限公司

主营业务:汽车精密铝件的加工与制造

主要生产设备: 200多台套美国的哈斯及日本兄弟加工中心

年产值: 12亿RMB[2018]

非生产性物料采购的主要物料品类:机加工刀具、钻石刀具、机床备件、切削液...

Hay Think根据ProMA采购管理成熟度专业测评系统对客户企业的采购团队进行了专业测评，他们的采购管理成熟度只有28%；

以下是测评结果及提供的相应解决方案:

现状SITUATION

采购团队缺乏专业的非生产性物料采购人员

非生产性物料采购管理流程直接沿用生产性物料采购管理流程

PR审批系统采用公司的独立开发的OA系统;

PO系统却采用了甲骨文Oracle 的定制ERP系统;

PR转化成PO的时候需要手工将PR信息一个个拷贝到ERP的订单系统，造成了大量时间的浪费，特别严重的时候会造成采购信息的错误;

任何非生产性物料都要在系统中创建10位物料代码，由于系统中有几万个物料代码，采购申请人不可能在几万个物料代码中查询最近申请的物料是否是已经有物料代码的已采购过物料，所以他们的做法是:所有新申请的物料均按新物料申请;

由于涉及的审批人过多及每颗物料都需要创建物料代码，从采购申请PR触发到订单PO下达，平均耗时21个工作日;

PR到PO耗时非常长，由于紧急采购系统里很多采购数据缺乏了正常的比价过程，临时价格偏高，临时供应商质量偏低，采购数据维护到ERP系统中后，原来不合规的数据合法化了，隐藏了巨大的采购风险...

采购信息错误频发;

采购质量失效成本过高;

刀具及机床备件库存偏高;

刀具采购时没有定义使用寿命等关键要求;

采购成本居高不下;

供应商紧急送货的产品无法及时入库[订单无法及时生成];

内部客户经常抱怨投诉;

紧急采购中，没有PR/PO等关键跟踪号，供应商连夜赶制来的货物，无法快速识别请购人，入库位置...造成产品遗失，无法付款，供应商抱怨;

机床采购是由高层领导直接采购的，没有TCO理念，没有售后的备品备件、人工服务价格清单、没有响应时间约束...

备件缺乏引起的停机事件时有发生；

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咨询任务TASK

重新编写非生产性物料采购管理流程

大幅缩短PR到PO的工作周期

引进精益管理理念，发现及主动识别采购中的浪费环节

减少甚至消除浪费

消除采购错误信息

识别采购风险

发掘采购机会

提升采购质量

降低采购成本

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解决方案ACTION/SOLUTION

Hay Think管理咨询团队将测评结果及解决方案与公司的高层进行深入沟通以后，达成以下行动方案:

Hay Think管理咨询团队及客户企业ERP主管部门一同找到甲骨文的ERP团队，沟通了需求，将PR审批流程模块植入ERP系统，PR信息可以直接转移到PO中；

PR的审批流程进行大幅改革，原来无论金额大小都需要三级审批的，现在按采购订单的金额大小设置审批权限；

95%以上的非生产性物料采购订单不再需要物料代码[只有5%左右具有重复需求的物料才保留物料代码]；

采购比价原则按照订单金额的大小设置梯度比价；

对于紧急采购设置紧急采购绿色通道[基本的前提要有PR号和内部邮件，该邮件需请购人领导确认]；

原ERP系统中的价格数据全部判定无效，仅作参考；

将采购额排名前100种物料根据重要程度进行A、B、C分类和卡拉杰克模型[Kraljic Model]或卡拉杰克矩阵[Kraljic Matrix]，不同类型的物料采用不同的采购战略；

引入了战略供应管理理念

供应商管理引进德国博世的供应商金字塔管理模型，对不同的供应商进行不同的战略定位和实施不同的供应商策略；

采购团队加强了PR中TS的澄清环节；

询价单采用了统一的结构式询价单；

机加工刀具引入了模块化设计理念，采购询价阶段加入了使用寿命等关键要素；

对于独家供货的钻石刀具，推荐了一家极具竞争力的供应商；

机床备件引入了TPM的理念，同时启动与厂家的战略合作谈判；

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结果RESULT

采购PR到PO直接的时间由平均21天降到3小时；

紧急采购频率由80%降低到5%;

采购成本降低30%[平均节约7000万];

采购质量成本降低60%;

刀具库存降低80%;

设备OEE提升40%以上;

采购合规率提升到98%；

客户满意度提升了60%；

供应商关系大幅改善；

采购团队的成熟度提升了50%以上

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